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コラム詳細
はじめに
Salesforceの「トピック」機能を活用すれば、膨大な情報を効率的に整理できるうえ、検索性も向上します。しかし、「設定方法がわからない」「活用方法がイメージできない」などの理由から、十分に使いこなせていない方も少なくありません。
本記事では、Salesforceのトピック機能の基本から活用例・メリット・設定手順・注意点までを詳しくまとめています。初心者の方でもすぐに使えるポイントを押さえて、情報管理を最適化しましょう。
Salesforceをより便利に使いたい方や、社内での情報共有をスムーズにしたい方は、ぜひご参考ください。
Salesforceのトピック（旧タグ）とは
Salesforceの「トピック（旧タグ）」は、取引先や商談などのレコードにキーワードを付けて分類・整理できる機能です。SNSのハッシュタグと似た仕組みで、共通のテーマごとに情報をまとめたり、必要な情報を迅速に検索したりできます。
以前のSalesforce Classicで使われていた「公開タグ」は、現在のLightning Experienceでは「トピック」として引き継がれており、設定もさほど難しくありません。多くのオブジェクトで利用できるため、初心者でも扱いやすく、情報管理の効率化に役立ちます。
トピック（旧タグ）の使い方の例
トピック機能を活用すれば、たとえば販売店を「ランクA」「ランクB」などのインセンティブ区分で整理しやすくなります。Chatter投稿に「#ランクA」のようにタグを付ければ、それに関連する情報の検索がスムーズです。
また、「大阪万博」とトピックを事前に設定しておくことで、商談や投稿との意外なつながりが見つかり、部門を超えた連携にも結び付きます。社内で共有して活用すれば、投稿の抜けや漏れを防げるので、業務効率が高まります。
Chatterについての詳細は、こちら（Salesforceのチャター（Chatter）の使用・活用方法とは）をご参照ください。
Salesforceのトピック（旧タグ）を使用するメリット
Salesforceのトピック機能は、情報の分類・検索・共有を効率的に行うための便利なツールです。これを活用する主なメリットとして、以下があげられます。
- ・情報の整理に役立つ
- ・情報の検索性が向上する
- ・社内でのコミュニケーションの円滑化につながる
情報の整理に役立つ
トピック機能を活用すると、関連するレコードの整理に役立ちます。たとえば、「#新商品A」とトピックを設定することで、そのトピックが付けられたすべてのレコードや投稿が一覧表示され、情報整理がスムーズになります。
トピックは、特定のテーマにもとづいて、レコードをグループ化するタグのようなものです。これにより、ユーザーはデータを自分の方法で効率的に管理できるため、作業の生産性が大きく向上します。
情報の検索性が向上する
トピックベースで検索できるようになり、情報の検索性が大幅に向上します。つまり、特定のテーマに関連する情報を集中的に絞り込めるため、効率的な検索が可能です。
従来のように広範囲から探し出す手間が省けるうえ、必要な情報にスムーズにアクセスできることで、作業効率が大きく改善されます。
社内でのコミュニケーションの円滑化につながる
トピック機能を活用すると、社内での情報共有やコミュニケーションが円滑化します。レコードや投稿をテーマごとに分類できるため、特定のテーマに関するやり取りの把握が可能です。
また、部門・部署をまたいだ意見交換もスムーズになり、議論の流れを追いやすくなります。たとえば、全社的なプロジェクトにトピックを設定すれば、進捗報告やアイデアの共有が一元化され、関係者全員がタイムリーに情報を把握できる環境が整います。
Salesforceのトピック（旧タグ）の設定方法
Salesforceのトピックを設定する際は、以下の手順に沿って進めます。
- 1．「トピックを有効化」にチェックを入れる
- 2．トピックコンポーネントを追加する
- 3．ページを保存／有効化する
1．「トピックを有効化」にチェックを入れる
トピックを有効化するには、まず設定画面のクイック検索に「オブジェクトのトピック」と入力し、表示された一覧から対象のオブジェクトを選びます。
多くの標準オブジェクトでは、デフォルトで有効になっていますが、カスタムオブジェクトの場合は手動で設定が必要です。該当のオブジェクトをクリックし、「トピックを有効化」にチェックを入れれば設定は完了です。
2．トピックコンポーネントを追加する
Salesforceでは、レコードページに「トピックコンポーネント」を追加することで、情報をタグのように分類・整理できます。
まず、アプリケーションビルダーを使って、新しいレコードページを作成するか、既存のページを編集します。編集画面でトピックコンポーネントを選び、ページレイアウトに追加しましょう。
トピック名は「#」を付けずに、「新商品A」のように任意の名称を直接入力すれば、タグとして機能するため、情報の分類や検索性の向上に役立ちます。
3．ページを保存／有効化する
ページにコンポーネントを追加したら、忘れずに保存・有効化しましょう。この際に「#新商品A」のようにハッシュタグを設定しておくと、Chatter上で関連するレコードや投稿をひと目で確認できるようになります。
さらに、トピックが付与されたレコードや投稿は「関連」欄に自動的に一覧表示され、情報の整理や共有をスムーズに進められます。ハッシュタグを活用すれば、チーム内での情報連携の効率化も可能です。
Salesforceのトピック（旧タグ）を使用する際の注意点
Salesforceでトピックを活用する際の注意すべきポイントとして、以下があげられます。
- ・トピックの上限数に注意する
- ・トピックの乱立を防止する
トピックの上限数に注意する
Salesforceでは、1件のレコードや投稿に追加できるトピックの数が最大10個に制限されています。よって、思いつくままにキーワードを並べるのではなく、内容に即した関連性の高いトピックを選ぶことが大切です。
なお、トピックは大文字と小文字を区別しないため、「Sales」と「sales」は同一のものとして扱われます。
こうした仕様を踏まえ、トピック名の表記ゆれを防ぐには、社内で統一ルールを設けておくとよいでしょう。レコードや投稿ごとに、絞り込んだ適切なトピックを設定することで、検索性や情報整理の精度が高まり、全体の運用効率にもつながります。
トピックの乱立を防止する
ユーザーが自由にトピックを作成できる環境では、意味が似ているトピックが乱立しやすくなります。
たとえば「#重要顧客」「#VIP取引先」「#優良顧客」などのタグが併存すると、検索性や管理の効率が低下します。これを防ぐには、トピック作成に関するルールやガイドラインをあらかじめ設けておくことが有効です。
さらに、重複トピックを定期的に統合・削除するなど、整理するための運用も必要です。ルールの整備と継続的な見直しにより、情報の一元管理における利便性が向上します。
まとめ
Salesforceのトピック（旧タグ）は、レコードにキーワードを付けて、分類・整理できる便利な機能です。情報の検索性が向上し、Chatterとの連携により社内の情報共有もスムーズになります。設定はシンプルで、機能を有効化しコンポーネントを追加するだけで活用が可能です。ただし、トピックの乱立を防ぐには、適切な管理ルールを設けた運用が欠かせません。
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この記事の執筆者
株式会社セラクCCC
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