Salesforce導入から定着までのベストプラクティス｜データ移行や管理、運用定着化を解説

はじめに

Salesforce（セールスフォース）は、クラウド型の顧客関係管理（CRM）を中心に、営業やマーケティング、カスタマーサポートまで幅広くカバーするビジネスアプリケーションです。顧客情報を一元管理し、業務の効率化をサポートしてくれるため、近年は導入を検討する企業が増加しています。

本記事では、これから導入を考えている方や、すでに運用していて課題を感じている方に向けて、Salesforceを上手に活用するためのベストプラクティスをテーマ別にわかりやすく解説します。

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Salesforce導入を成功させるデータ管理のベストプラクティス

Salesforce導入を成功させるには、データ管理の精度が重要です。移行前の既存データの整理・クレンジングから、移行後の運用ルール設定、継続的なメンテナンスまでを徹底することで、システム全体の活用度が大きく向上します。ここでは、導入時に押さえるべきデータ管理のベストプラクティスを解説します。

また、「Salesforce活用で最初に絶対やるべき4つのポイント」もご興味があればご活用ください。

データ管理の戦略を練る

Salesforceを導入する際には、事前にデータ管理の戦略をしっかり練ることが、システムを最大限活用するための基盤となります。まず、自社でどのようなデータを収集し、どのように活用するのかを明確にし、ビジネスゴールに直結する項目を洗い出しましょう。

次に、データの所有者や入力ルール、更新頻度をあらかじめ定義することで、重複や誤入力、更新漏れといったミスを防ぎ、一貫性のあるデータ管理が可能です。さらに、将来的な業務変化や外部システムとの連携も見据え、柔軟性のあるデータモデルを設計しておくことも重要です。

既存システムからデータを移管する

データ移行は、Salesforceでの業務運用をスムーズに開始するための基礎工事にあたります。そのため、移行範囲や順序、タイミングを詳細に計画し、テスト移行や検証の徹底が重要です。また、移行前には既存データの重複や不整合をチェックしましょう。不要なデータを削除や修正をすることで導入後のトラブルを防ぎ、正確なレポートや分析を行えます。

移行作業は、一括移行か段階的移行かを状況に応じて選び、効率的に進めることが望ましいです。一括移行はリスクが大きいため、大規模システムや複雑な業務の場合は段階的に移行すると問題発生時の影響を最小限に抑えられます。

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データクレンジングによって品質を維持する

データクレンジングは、Salesforceに蓄積されるデータの品質を維持し、活用度を高めるために不可欠なプロセスです。データの正確性が保たれ、営業活動の効率化や精度の高い分析が可能になります。注意すべきポイントは、定期的なデータクレンジングの実施です。同一人物や企業に関する情報が複数登録されると、顧客対応のミスや分析結果の不正確さにつながるため、定期的なチェックと統合で信頼性を高めましょう。

また、表記の揺れ（例：「株式会社」と「（株）」）や入力ミスを修正し、データを標準化することで、正確なレポートやターゲティングが可能です。さらに品質低下を防ぐためには、入力段階での不備防止策を講じることが重要です。Salesforceの「入力規則」機能で特定項目の形式を必須に設定するFlow Builderを活用した自動チェック機能を活用すれば、人的ミスを予防できます。

Salesforceのプログラム設計のベストプラクティス

Salesforceのプログラム設計では、業務フローを整理し、シンプルで拡張性の高い構造を作ることが重要です。特にFlow Builderのような自動化ツールを活用する際は、各オブジェクトに対して1種類の自動化ツールに限定し、処理の順序や影響範囲を明確にします。よって、結果が予測可能になり、安定した運用が実現します。

また、プロセスや自動化は本番環境でいきなり構築するのではなく、必ずサンドボックスのような仮想テスト環境での検証が不可欠です。テスト環境で問題がないことを確認してから本番に移行すれば、業務に大きな影響を及ぼす不具合や障害のリスクを最小化できます。

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Salesforceのセキュリティのベストプラクティス

Salesforceのセキュリティを確保するためには、導入時からベストプラクティスを意識した設定が重要です。まず、無料で提供されている「状態チェック」を活用し、セキュリティ設定の現状を把握した上で必要な修正を行いましょう。定期的に実行すればセキュリティ設定の健全性を維持し、常に最新の脅威に対応できます。

また、多要素認証（MFA）が必須化されているため、アカウントの不正利用リスクを大幅に低減できます。さらに、ユーザの職務に応じた権限セットを定義し、管理上の高リスク権限はプロファイル（基本設定）からの削除が推奨されます。これにより、業務に必要な権限だけを付与しつつ、情報漏えいや不正アクセスなどのリスクを最小化できます。

Salesforceの企業設定のベストプラクティス

Salesforceの企業設定では、正しい設計と最適化がパフォーマンスに大きく影響します。企業設定の方法次第では、システム全体の処理速度の低下やページ表示遅延など動作が遅くなる場合があるため、事前に業務フローや利用状況に応じた構成を検討するのが重要です。

また、Visualforceを用いた画面実装では、最適化されていないコードや不要な処理があると、ページの読み込み速度や操作性に悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、VisualforceページやApexコードの設計時には、効率的なクエリの利用やキャッシュの活用など、パフォーマンスを意識した実装を心がけましょう。

Salesforceを定着化させるベストプラクティス

Salesforceを導入しただけでは、現場での活用が定着せず、業務効率化やデータ活用の効果が十分に得られない場合があります。そこで、目的の共有や運用ルールの整備、定期的なフォローアップなど、Salesforceを企業内で定着させるための具体的なベストプラクティスを紹介します。

導入の目的を共有する

Salesforceを企業内で定着させるには、システム導入にとどまらず、導入の目的や背景を従業員にしっかり共有することが重要です。具体的には、導入によって企業全体や個々の業務にどのようなメリットがあるのかを明確に伝え、自身の業務改善や成果につながるツールであると理解させる必要があります。これにより、従業員はSalesforceを前向きに利用し、日常業務に自然に組み込めます。

また、導入の意義やビジョンを繰り返し発信すれば、経営層から現場まで企業全体で目的を共有しやすく、Salesforceの定着化が促されます。さらに、共通理解が進めば運用ルールや業務プロセスの徹底にもつながり、導入効果を最大化する環境整備が可能です。

運用ルールを策定する

定着化とは、メンバーがデータを入力・更新するだけでなく、マネージャーが定期的に確認し、実際の業務に役立てられている状態を指します。システムへ情報を入れるだけでは運用が形骸化し、データの質も低下しかねません。 そのため、全員が遵守すべき明確な運用ルールを策定しましょう。具体的には、入力項目の定義やデータの管理・活用プロセスの共有、レビュー体制の構築などがあげられます。

これにより、データの一貫性と正確性を維持し、企業全体で業務改善に役立つ仕組みが整います。さらに、運用ルールは定期的に見直し、現場の実情や課題に応じた改善が定着化を実現する鍵となります。詳しくはこちら（-SUCCESSBOOK 01- 初級Salesforceを活用で最初に絶対やるべき4つのポイント）を参照ください。

Salesforceを使いこなせるよう継続してトレーニングする

Salesforceは機能が豊富で、アップデートの頻度も高いため、導入時の初期研修だけでは十分に使いこなせません。定着化を図るには、従業員が常に最新の機能や操作方法を理解し、業務に適切に反映できるよう継続的なトレーニングが不可欠です。従業員のスキルアップを促進するためには、習熟度に応じて、より高度なレポート作成やダッシュボード活用の機会を提供することが効果的です。

これにより、実践的なスキルが身につくだけでなく、システムへの関心も高まります。また、「Trailhead」のような無料オンライン学習ツールの活用の推奨や、社内メンター制度や外部コンサルタントの支援を取り入れることで、従業員が自ら学び、疑問を解消できる自律的な学習環境の構築が可能です。

データ分析のためにレポートやダッシュボードを最適化する

Salesforceのレポートやダッシュボードは、蓄積されたデータの価値を最大限に引き出し、意思決定を支えるための重要なツールです。しかし、導入時の設定のままでは、業務目標に即した活用が難しい場合があります。効果的に活用するためには、現場のニーズや業務プロセスにあわせて内容を最適化することが欠かせません。必要な情報が適切に可視化されているかを定期的に確認し、不要な項目の削除や新たな指標の追加を行うなど、継続的な見直しと改善が必要です。

たとえば、入力したデータがリアルタイムで成果として反映されれば、従業員のモチベーション向上につながるだけでなく、「売上目標の達成率」や「顧客の進捗状況」を一目で把握できるため、課題の特定や戦略の見直しが迅速に行えます。さらに、得られたインサイトをもとに運用ルールや教育内容の継続的な改善サイクルを構築でき、定着化の取り組みをより強固なものにします。

「ダッシュボードのお悩み解決！みんなが抱える あるあるお悩み3選」もご興味があればご活用ください。

安全な運用を続けられるようモニタリングする

Salesforceを企業内で定着させるためには、ユーザが安全にシステムを利用できる環境維持が不可欠です。そのためには、セキュリティ設定やアクセス権限を定期的に見直す継続的なモニタリングが重要となります。具体的には、ログイン履歴やアクセス状況を確認し、不審な挙動がないか監視することで、不正アクセスの兆候を早期に発見できます。

また、ユーザの職務変更や退職に応じて不要なアクセス権限を速やかに削除・修正することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。さらに、業界や企業のコンプライアンス要件に沿って、セキュリティポリシーが常に遵守されているかの確認も大切です。

Salesforceのベストプラクティスで定着と活用を実現する『Salesforce定着・活用支援』

Salesforceは高機能で柔軟性に優れている一方で、複雑で慣れるまでに時間がかかるという声が少なくありません。導入したものの機能がうまく使いこなせないため、放置するケースも多くあります。こうした課題に対し、セラクCCCの「Salesforce定着・活用支援」では、導入後の運用と活用を徹底的にサポートします。各社の業務に合わせたカスタマイズや、管理者・ユーザへの伴走型トレーニングを通じて、日常業務に自然と組み込まれる運用体制の構築が可能です。

セラクCCCには、定着・活用支援の専門コンサルタントが多数在籍しており、戦略立案から運用支援まで一貫してサポートしています。データの一元管理や営業活動の効率化により、Salesforceが持つ効果を最大限に引き出せる点も大きな魅力です。さらに、セラクCCCが独自開発したSalesforce特化の生成AI「AZUSA」を活用しながら、よりスムーズで高品質な支援を提供しています。「せっかく導入したのに思うような成果が出ない」とお悩みの方は、まずこちら（定着活用支援）をご確認ください。

セラクCCCの現場への定着に向けた具体的な施策や活用事例を無料でご覧いただけます。こちら（セラクCCC_サービス資料ダウンロード）からは資料請求を、こちら（無料相談）からはご相談を承っております。

まとめ

Salesforce導入から定着までのベストプラクティスには、戦略的なデータ管理と柔軟なデータモデル設計が欠かせません。導入前のデータ整備と段階的な移行で基盤を固め、運用ではシンプルかつ拡張性のある設計、自動化、徹底した検証が重要です。さらに、セキュリティ強化や目的の共有、継続的なトレーニングが現場定着を後押しします。こうした手順を積み重ねることで、Salesforceはツールではなく、営業力を最大化する武器へと進化します。

セラクCCCには、定着・活用支援の専門コンサルタントが多数在籍しており、戦略立案から運用支援まで一貫してサポートしています。データの一元管理や営業活動の効率化により、Salesforceが持つ効果を最大限に引き出せる点も大きな魅力です。さらに、セラクCCCが独自開発したSalesforce特化の生成AI「AZUSA」を活用しながら、よりスムーズで高品質な支援を提供しています。「せっかく導入したのに思うような成果が出ない」とお悩みの方は、まずこちら（定着活用支援）をご確認ください。セラクCCCの現場への定着に向けた具体的な施策や活用事例を無料でご覧いただけます。
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