Salesforceのデータ管理が重要な理由は？基本や応用、効率化方法を解説

はじめに

「Salesforceを導入したにもかかわらず、データを十分に活用できていない」「情報が散在していて、探すのに時間がかかる」といった課題を抱えている担当者は少なくありません。CRMプラットフォームであるSalesforceは、データの蓄積だけでなく、その管理方法がビジネスの成果を左右します。

本記事ではそうした課題を抱える方に向けて、Salesforceのデータ管理が重要な理由から、基本・応用、さらには効率化の方法までわかりやすく解説します。

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Salesforceのデータ管理が重要な理由

Salesforceは、顧客情報や商談履歴、問い合わせ内容など、企業活動に関わるさまざまなデータを一元管理できる統合型CRMプラットフォームです。しかしデータを蓄積するだけでは、その価値を十分に引き出せません。正確で最新の情報が整理され、必要な時にすぐ活用できる状態になってこそ、CRM本来の効果である顧客満足度向上や営業活動の効率化が発揮されます。

データの重複や古い情報が残っていると、誤った分析や機会損失の原因になりかねません。そのため、運用ルールの整備や継続的なメンテナンスを行い、信頼できるデータ基盤を維持することが重要です。

また、「営業データ分析 Salesforceで分析するための基本データ項目の考え方 ～基礎編～」もご興味があればご活用ください。

Salesforceにおけるデータ管理の基本

Salesforceでは、データは「オブジェクト」と呼ばれる単位で管理されます。オブジェクトとは、特定の種類の情報をまとめるためのデータ構造であり、Excelでたとえるならシートやテーブルに相当します。Salesforceのデータ管理の基本は、オブジェクトの概念を理解することです。

標準オブジェクト

Salesforceに最初から用意されている、あらかじめ定義されたデータ構造です。多くの企業に共通して必要とされるデータ項目が網羅されており、Salesforceを導入したその日から、すぐにデータ管理を始められるように設計されています。代表的な標準オブジェクトについては、以下の通りです。

• ・リード（見込み顧客）：まだ取引関係にない見込み顧客の情報を管理する
• ・取引先（企業）：顧客となる企業の情報を管理する
• ・取引先責任者（担当者）：取引先の担当者情報を管理する
• ・商談：営業活動における商談の進捗状況や金額、確度などの情報を管理する
• ・ケース：顧客からの問い合わせやサポート依頼に関する情報を管理する

これらの標準オブジェクトは、レコードを用いて管理します。Salesforceの概要や主要オブジェクトについては、こちら（Salesforceのオブジェクトとは？概要や主要オブジェクトについて解説）を参照ください。

カスタムオブジェクト

ビジネスの特性や業務内容は企業ごとに異なります。標準オブジェクトは非常に便利ですが、これだけでは対応できない、自社独自のデータを管理したいケースも出てきます。そのような場合に活用できるのが、カスタムオブジェクトです。独自のニーズに合わせて作成でき、ビジネスプロセスに適したデータ管理が可能です。たとえば標準オブジェクトにはない、以下のようなデータを管理したい場合に、カスタムオブジェクトを作成します。

• ・プロジェクト管理：進行中のプロジェクトの詳細情報やタスク・担当者などを管理する
• ・契約管理：顧客との契約内容・期間・更新日などの情報を一元管理する
• ・製品情報：自社製品の仕様・在庫数・価格などの情報を管理する

Salesforceのカスタムオブジェクトの概要や作成方法などについて、こちら（Salesforceのカスタムオブジェクトとは？概要や作成方法、注意点を解説！）を参照ください。

Salesforceにおけるデータ管理の課題と失敗例

Salesforceを導入しても、データ管理に関する課題を解決できず、失敗するケースは少なくありません。ここでは、よくある失敗例とその原因、解決策について解説します。

Excelとの二重管理

Salesforceを導入したものの、多くの企業でExcelの使用をやめられず、SalesforceとExcelを併用する二重管理に陥るケースが見受けられます。二重管理はデータ更新の手間を増やすだけでなく、更新漏れや不一致を招き、現場の混乱や顧客対応ミスの原因となります。SalesforceはExcelと比較して、リアルタイム共有や履歴管理の面で優れています。

そのため、Excelで扱っていた顧客リストや営業活動記録、商談情報などは可能な限りSalesforceに移管し、一元管理できる体制を整えるのがオススメです。運用ルールを明確にし、現場全体で「Salesforceでどの情報を管理するのか」を徹底することで、二重管理の弊害を防げます。

また、「Salesforce活用で最初に絶対やるべき4つのポイント」もご興味があればご活用ください。

顧客データの重複

Salesforceを複数の担当者で利用していると、同じ顧客情報が重複して登録される場合があります。複数部門が別々に顧客情報を管理している、名刺交換で得た新規リードを個々に登録する場合に発生しやすいです。顧客データが重複すると最新の情報がどれかわからなくなるだけでなく、誤った情報に基づいて営業活動が行われるリスクも生じます。

Salesforceには、このような重複登録を防止するための標準機能が搭載されています。具体的には、「一致ルール」で重複候補を検出し、「重複ルール」でデータ登録のブロックや警告表示の設定が可能です。これらの機能を活用し、データ入力時の重複を未然に防ぐ仕組みを整えましょう。

Salesforceにおけるデータ管理の応用

Salesforceは顧客管理だけでなく、多様なデータ管理の応用が可能です。ファイルのアップロードやレコードとの関連付け、さらには外部データとの連携により、社内の情報共有や業務効率化を大幅に高められます。ここでは、Salesforceでのファイル管理とデータ連携の具体的な方法について解説します。

Salesforceの定着化に必要なポイントについて詳しく知りたい方は、こちら（-SUCCESSBOOK 01- 初級Salesforceを活用で最初に絶対やるべき4つのポイント ｜SERAKU CCC）からダウンロードできる資料を参照ください。

オブジェクトにファイルをアップロードする

Salesforceでは、オブジェクト単位でファイルを直接アップロードできます。手順はシンプルで、まず対象のオブジェクト（たとえば取引先、商談、ケースなど）を開き、「ファイルをアップロード」ボタンをクリックします。これで、ローカルパソコンやクラウドストレージからファイルを選択して取り込むことが可能です。

アップロードされたファイルは、当該オブジェクトに紐づく情報として保存されるため、重要な書類が各担当者のパソコン内に散逸するのを防ぎ、情報の一元管理とチーム内での情報共有が円滑になります。

＜オブジェクトへのファイルのアップロード画面＞

レコードにファイルを関連付けして共有する

Salesforceの強みのひとつとして、特定のレコードにファイルを関連付けて管理できる点があげられます。たとえば、商談レコードに提案書や議事録をドラッグ＆ドロップで紐づけ、ファイルタブからのアップロードなどが可能です。ファイルの共有は、共有ボタンからアクセス権限（公開、プライベート、特定のユーザなど）を設定し、共有先を選択することで容易に行えます。共有されたファイルはリアルタイムで閲覧・編集でき、企業内の情報共有がスムーズに進みます。

＜共有先の設定画面＞

Salesforceとデータ連携する

Salesforceのデータ管理をさらに強化する方法として、他システムとのデータ連携があります。主な方法は、以下の3つです。

Dataloader（無料ツール）を利用する
Salesforceが提供する公式ツールで、CSV形式のデータを一括インポート・エクスポートできます。大量データの初期投入や更新に便利です。

Web APIで開発連携する
REST APIやSOAP APIを使い、社内システムや外部アプリとリアルタイム連携できます。開発リソースが必要ですが、柔軟な連携が可能です。

iPaaS（データ連携ツール）を活用する
MuleSoftやZapierなどのiPaaSサービスを使えば、ノーコード/ローコードでSalesforceと他クラウドサービスを接続できます。

これらを適切に使い分ければ、データ入力作業の削減や情報の最新化、業務効率化が期待できます。

Salesforceのデータ管理を効率化する方法

Salesforceを最大限に活用するには、システム内でのデータ管理だけでなく、他ツールとの連携や最新プラットフォームの活用が不可欠です。ここでは、業務の生産性や情報共有を高めるための効率的なデータ管理術として、外部ツール連携とSalesforce Data Cloudの活用法について解説します。

他ツールと連携させる

SalesforceはGoogle DriveやDropboxなどのクラウドストレージサービスと連携させることで、ファイル管理を大幅に効率化できます。たとえば、商談記録や契約書などの関連ファイルを外部ストレージに保存し、そのリンクをSalesforce上のレコードに自動的に関連付ければ、社内の誰もが最新データへアクセスが可能です。連携によって、ファイルのアップロードや共有、バージョン管理がSalesforceから直接行えるため、メール添付や手動アップロードの手間を省けます。

また、アクセス権限の設定や更新履歴の管理も各ストレージ側で統合できるため、セキュリティ面でも安心です。営業やサポート担当者は必要な資料を探す時間を削減でき、より付加価値の高い業務に集中できます。

Salesforce Data Cloudを活用する

Salesforce Data Cloudは、Salesforce内外の多様なデータを統合・管理・分析するためのプラットフォームです。大きな特徴は「データストリーム」機能で、Salesforce製品群に限らず、他の業務アプリや外部サービスからリアルタイムにデータを取り込むことが可能です。取り込んだデータは「データレイクオブジェクト」に変換され、安全に格納されます。

これにより、顧客接点の記録、購買履歴、Webアクセスログなど、断片的に存在していた情報を一元管理でき、分析や施策立案の基盤が整います。さらに、マーケティングや営業の各機能と連動させることで、パーソナライズ施策や高度な予測分析も行えます。

まとめ

Salesforceのデータ管理は、情報の蓄積ではなく、営業活動や顧客対応の効率化、精度の高い意思決定を支える基盤として重要な役割を担います。標準オブジェクトやカスタムオブジェクトを活用した基本的なデータ管理から、ファイルのアップロードや他システムとのデータ連携など応用的な活用まで、多彩な機能を駆使することで、情報の一元管理とリアルタイムな共有が可能です。一方で、Excelとの二重管理や顧客データの重複といった課題もあり、これらの解決が運用の鍵となります。

セラクCCCには、定着・活用支援の専門コンサルタントが多数在籍しており、戦略立案から運用支援まで一貫してサポートしています。データの一元管理や営業活動の効率化により、Salesforceが持つ効果を最大限に引き出せる点も大きな魅力です。さらに、セラクCCCが独自開発したSalesforce特化の生成AI「AZUSA」を活用しながら、よりスムーズで高品質な支援を提供しています。

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