Salesforce Connectorとは？GoogleスプレッドシートとSalesforceの連携方法

はじめに

セラクCCCのSalesforce推進部のNです。Salesforceを効率的に管理するために、Googleスプレッドシート上からのデータ抽出や、Googleスプレッドシート上からSalesforceのデータ更新ができると便利でしょう。その際にオススメのツールが「Salesforce Connector」です。本記事ではSalesforce Connectorの具体的な導入手順や注意点をご紹介します。豊富なSalesforceの機能を最大限に活かしたい方はぜひ参考にしてください。
 

他にも、Salesforceの活用で失敗しないための資料「Salesforceを活用で最初に絶対やるべき4つのポイント」についても興味があれば、ぜひご活用ください。

Salesforce Connectorとは？

Salesforce Connectorとは、SalesforceとCRMやERPシステムなどの外部データの連携が出来るツールです。Googleスプレッドシートも連携でき、Salesforce Connectorをインストールし、自社のSalesforceアカウントと連携させることで、Googleスプレッドシートとの間で情報を双方向でやり取りできます。

Googleスプレッドシート用の無料アドオン

Salesforce Connectorとは、Salesforceとデータ連携するためのGoogleスプレッドシート用の無料アドオンです。

Salesforce Connectorと同様のデータ連携ツールである「Dataloader」でも、Salesforce上のデータを抽出・登録できますが、CSVデータとしての保存・編集が必要で、エラーが発生する度にインポート・アップロードの手間がかかります。

Salesforce Connectorを利用することで、Googleスプレッドシートのデータを開いた状態のままデータのインポート・アップロードが可能で、エラー発生時にも、エラー箇所がすぐにわかるため、効率的です。

Salesforce Connectorでできること

Salesforce Connectorでは以下の機能を利用できます。

• ・SalesforceのデータをGoogleスプレッドシート上に抽出する
• ・Googleスプレッドシート上で編集したデータを、Salesforce上のデータに反映させる
• ・データの抽出をスケジューリングして自動化する

このような操作をGoogleスプレッドシート上で実行でき、データの抽出・アップロードも数回のクリックで完了できます。Salesforce上のデータの修正・追加・削除いずれもGoogleスプレッドシート上から可能なため、Salesforceの運用業務を効率化できるでしょう。

Salesforce Connectorの設定方法

では実際にSalesforce ConnectorとSalesforceを接続する手順を見ていきましょう。アドオンのインストール手順から、Googleスプレッドシートへのデータ抽出、Salesforceへのデータ反映の操作方法まで詳しく解説します。

Salesforce Connectorアドオンのインストール

まずはSalesforce ConnectorのアドオンをGoogleスプレッドシートに追加します。下記アドオンのページにアクセスして、「インストール」をクリックしましょう。

＜Salesforce Connectorのアドオンのインストール＞

参考：Salesforce Connector

「続行」をクリックして、次に表示される「アカウントの選択」画面でインストールするGoogleアカウントを選択し、「許可 > 完了」とクリックすれば、アドオンのインストールは完了です。

＜「許可」をクリック＞

＜Salesforce Connectorインストール完了画面＞

Salesforceとの接続設定

アドオンのインストールが完了したら、GoogleスプレッドシートとSalesforceを接続する設定を行います。任意のスプレッドシートを開き「拡張機能 > Salesforce Connector > Click to enable the add-on」をクリックしましょう。

＜「Click to enable the add-on」をクリック＞

次に認証画面が表示されるので、本番環境へ接続する場合は「Production」、テスト環境に接続する場合は、「Sandbox」をプルダウンから選択し、「AUTHORIZE」をクリックします。

＜「AUTHORIZE」をクリック＞

次に表示されるログイン画面にて、ユーザ名とパスワードを入力します。

＜ユーザ名とパスワードを入力＞

ログインが成功すると、アクセス許可画面が表示されますので、「許可」を選択します。

＜アクセス許可画面＞

これで接続設定は完了です。

Salesforce Connectorの使い方

ではSalesforce Connectorの詳しい使い方を見ていきましょう。Googleスプレッドシートのメニューバーから、「拡張機能 > アドオン > Salesforce Connector > Open」とクリックしましょう。

＜「Open」をクリック＞

次のメニューが表示されるので、使いたい機能を選択します。

＜Salesforce connecterのメニュー画面＞

それぞれのメニューの概要は以下の通りです。

ここでは、各メニューの使い方を詳しく見てみましょう。

Reports

Reportsの機能を使用すると、Salesforce上で作成したレポートをスプレッドシートへ抽出できます。操作手順は下記の通りです。この操作をする前に、必ずSalesforce上でレポートを作成しておきましょう。

＜Salesforce上のレポート画面＞

• 1．メニュー画面で「Reports」をクリック
• 2．抽出したいレポート名を選択
• 3．最後に「GET DATA」をクリック

＜「GET DATA」をクリック＞

これでGoogleスプレッドシート上に、選択したレポートのデータが抽出されます。

＜レポートから抽出されたデータ＞

Import

あらかじめ作成したレポートではなく、抽出したいオブジェクトや項目、条件を指定してGoogleスプレッドシートへデータ抽出する場合は「Import」機能を使用します。操作手順は下記の通りです。

• 1．メニュー画面で「Import」をクリック
• 2．抽出したいオブジェクトを選択

＜抽出するオブジェクトを選択＞

• 3．抽出したい項目を指定

＜項目の選択＞

• 4．抽出条件を指定

＜抽出条件を設定＞

• 5．「GET DATA」をクリック

これでGoogleスプレッドシート上に、選択したオブジェクトの項目が、指定した条件に沿って抽出されます。

＜指定した条件に沿って抽出されたオブジェクト項目＞

Update

Update機能を使うと、Salesforce上のレコードの更新および挿入が行えます。Delete機能を使うことで削除も可能です。以下の手順で操作を行います。

• 1．Googleスプレッドシート上のデータを編集
• 2．メニューの「Update」をクリック
• 3．選択したデータの背景色が黄色に変化

＜選択範囲の背景色が変化＞

• 4．編集対象のオブジェクトを選択
• 5．「Update」を選択し、対象ID（Id Column）、結果を返す列（Result Column）を指定して「NEXT」をクリック

＜「NEXT」をクリック＞

• 6．スプレッドシートの列とSalesforceレコードをマッピング
• 7．「EXECUTE」をクリックするとデータが更新される

＜データが更新されたスプレッドシート＞

※入力規則に反してエラー表示が出た場合

＜Updateエラー＞

＜Update成功＞

Delete

Delete機能を使うと、Googleスプレッドシートを使ってSalesforce上のレコードを削除できます。操作手順はUpdateとほぼ同じで、以下の通りです。

• 1．Googleスプレッドシート上のデータを編集
• 2．メニューの「Delete」をクリック
• 3．選択したデータの背景色が赤色に変化

＜データの背景色が赤に変化＞

• 4．編集対象のオブジェクトを選択

＜編集対象のオブジェクトを選択＞

• 5．対象ID（Id Column）、結果を返す列（Result Column）を指定して「DELETE」をクリックするとデータが削除される

＜「DELETE」をクリック＞

Refresh

スプレッドシート上に抽出したデータをもう一度抽出したり、スケジュール設定をして定期的にデータ抽出したりする場合は、Refresh機能を使用します。操作手順は以下の通りです。

• 1．メニュー画面で「Refresh」を選択
• 2．「Auto」または「Manual」のどちらかを選択
• 3．Autoの場合は、更新スケジュール、更新頻度を指定する

＜AutoもしくはManualを選択＞

• 4．Manualの場合は、「Refresh」をクリックすると、最新の情報が反映される

＜最新情報が反映されたスプレッドシート＞

まとめ

SalesforceとGoogleスプレッドシートの連携にはSalesforce Connectorが便利です。「使い方が難しそう…」「連携方法が分からない」といったお困りごとがありましたら、セラクCCCへご相談ください。当社はセールスフォース社認定のコンサルティングパートナーとして300名（23年5月時点）を超える経験豊富なコンサルタントが在籍しており、お客様の立場に立ってSalesforceの定着・活用支援サービス を行っています。

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