たとえば、営業部門で使用する場合、案件発生時に誰が対応するか決まっていない一時的なレコードは、キューに仮置きしたあとに適切なユーザに割り振ることが可能です。一方で、大きなトラブル発生やクレーム対応などグループ全員で対応すべきレコードは、公開グループに割り当てて解決を目指します。キューについてはこちら（Salesforceのキューとは？使えるオブジェクトやメリットを紹介）を参照ください。

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Salesforceの公開グループでできること

公開グループの役割は以下の通りです。

・共有ルールに基づいてデフォルトの共有アクセス権を設定する
・他のユーザと手動でデータを共有する
・リストビューを共有する
・「Report and Dashboard Folders」へのアクセス権を付与する
・「Salesforce CRM Contentライブラリ」にユーザを追加する
・「Salesforce ナレッジ」の特定アクションにユーザを割り振る

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公開グループの設定方法

以下より、公開グループの設定手順を説明します。管理者向けの内容ですが、Salesforceを利用する人にとっても有益な情報です。

1. クイック検索で「公開グループ」を探す

まず、設定画面のクイック検索欄に「公開グループ」と入力し、表示された「公開グループ」の項目をクリックします。「新規」をクリックしたら、次に進みます。

＜公開グループの設定画面＞

2. 公開グループの設定を行う

「表示ラベル」「グループ名」「対象（グループに含めるユーザ）」を選択して、「保存」をクリックします。検索欄では、「ユーザ」「ロール」「ロール&下位ロール」「公開グループ」の選択が可能です。選択したグループが表示されたら完了です。

3. 共有ルールの設定を行う

新規で作成した公開グループの共有設定を行います。設定画面のクイック検索欄に「共有設定」と入力し、表示された「共有設定」をクリックします。共有ルールを設定したいオブジェクト（「リード共有ルール」「取引先共有ルール」「商談共有ルール」など）の「新規」をクリックします。

＜共有設定の画面＞

「表示ラベル」「ルール名」「共有するレコード」「共有先のユーザ」「ユーザのアクセスレベル」を選択して、「保存」をクリックします。

＜必要な項目を選択して保存＞

その後、「共有アクセスの再適用は、バックグラウンドで続行します。完了時にはメールで通知されます。続けますか？」というメッセージが表示されるので、「OK」をクリックします。追加したルールが表示されたら完了です。

＜共有アクセスの再利用に関するメッセージ画面＞

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Salesforceの公開グループを使用する際の注意点

Salesforceの公開グループはデータ共有に特化したサービスではあるものの、むやみにグループを多く作りすぎる、アクセス権を与えすぎた場合、整合性に問題が生じるおそれがあります。ここでは、公開グループを利用する際の注意点について解説します。

グループ作成のルールを決めておく

公開グループを乱立させると、メンテナンス工数がかかるだけでなく、企業の実態と整合性を取ることが難しくなってしまいます。さらに、不要なメンバーにデータを共有してしまうと、守秘義務のルールを破る可能性もあります。セキュリティの観点から懸念が生じるため、グループの乱立や過剰なメンバーの追加、むやみなアクセス権の付与は避けなければなりません。

たとえば、「複数のユーザが同じアクセス権を求める場合にグループを作成する」「グループへの参加や離脱を行う頻度が少ないメンバーのグループを作成する」など、事前に徹底すべきルールを決めておくことが望ましいです。

メンバー数を増やしすぎない

グループのメンバーが1万人を超える場合は注意しましょう。メンバーを更新する際に、パフォーマンスが下がったり、メンバーが削除されたりするなどのトラブルが発生する可能性があります。

大規模コミュニティなどは公開グループに追加できない

公開グループには、大規模なコミュニティユーザやサイトユーザを含めることはできない仕組みになっています。Salesforce内でコミュニティを築きたい場合は、Experience Cloudの利用がオススメです。Experience Cloudでは、WebサイトやWebポータル、Webアプリケーションの作成も可能です。
コミュニティについてはこちら（Salesforceのコミュニティ『Experience Cloud』とは？使用するメリット、使い方を紹介）を参照ください。

グループ数には上限がある

公開グループにおける、1ユーザが参加可能なグループ数と、組織が作成可能なグループ数はともに上限があります。1ユーザが参加可能なグループ数は最大300組、組織が作成可能なグループ数は最大3万組です。アーカイブされたグループは、組織のグループ数にカウントされますが、1ユーザのグループ数にはカウントされません。過剰なメンバーの追加だけではなく、過剰なグループの作成・グループへの参加も注意点として心に留めておきましょう。

モバイルアプリケーションでは一部の機能に制限がある

Salesforceは、モバイルアプリケーションの利用が可能な点がメリットのひとつです。自分が所持しているスマホで操作できる上、いつでもリアルタイムで公開グループにつなげられるため、さらなる業務効率化に期待できます。ただし、モバイルアプリケーションではグループを利用する際、一部の機能に制限があり、以下の操作はできない仕組みになっています。

・ライブフィードの更新を参照する
・顧客を非公開顧客グループに招待する
・「レコードの追加」アクションを利用して、顧客を含むChatterグループにレコードを追加する
・非公開グループへの参加リクエストを取り下げる
・Experience Cloudのグループの電子メールとアプリケーション内通知の設定を変更する
・グループメンバーのエンゲージメントデータを表示する、またはカスタマイズする
・メンバーまたは管理者ではない限り、グループとファイルを共有する（iOSのみ）

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Salesforceの活用には「セラクCCC」の支援サービス

これほど便利なSalesforceでも、使いこなすことは容易ではありません。実際、膨大な情報量もさることながら、機密性の高い情報も共有するとなると、管理がわずらわしいものです。
また、別の問題点として、すでにSalesforceを導入しているが、うまく運用できないとの課題を抱えている企業も少なくありません。このような課題を解決するには、Salesforceの定着・活用支援を外部パートナーにサポートしてもらうのも効果的です。

Salesforceのカスタマーサクセスの公式パートナーは国内2社のみしか存在しておらず、Salesforce認定のコンサルティングパートナーの中でも、とくに「セラクCCC」のエンジニア数・支援実績・資格保有実績はトップクラスを誇っています。

Salesforceの定着・活用でお困りの方はセラクCCCにご相談ください

本記事では、Salesforceにおける公開グループと非公開グループの違いをはじめ、キューとの使い分けや設定方法、活用時の注意点について解説しました。公開グループはデータ共有や権限管理を効率化するうえで非常に有効ですが、設計を誤ると管理負荷やセキュリティリスクが高まる可能性があります。そのため、グループ作成ルールや適切な権限設計を事前に定めることが重要です。自社の運用に合った最適な設計を行い、Salesforceの定着と活用をより推進していきましょう。

セラクCCCはSalesforce定着・活用支援トップクラスの公式コンサルティングパートナーとして、全国500社（2025年12月時点）を超える実績と400名（2025年12月時点）を超える専門コンサルタントが在籍しており、内製化支援をはじめ複合的なクラウド活用のご提案が可能です。元営業担当のメンバーも多く、高いコミュニケーション力で現場に寄り添いながら、 Salesforceの定着活用を主体的に支援します。まずはお気軽に無料相談からお問い合わせください。

Salesforceでお悩みなら、
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この記事の執筆者

株式会社セラクCCC

株式会社セラクCCCは、Salesforceをはじめとするクラウドシステムの定着・活用支援を担うカスタマーサクセス企業です。
Salesforce Navigator プログラムの【Managed Services】分野のExpert認定の詳細はこちら

当社は、セラク(東証スタンダード上場)のグループ会社です。

この記事の監修者

Salesforce活用コンサルタント

新卒から約5年間福祉領域の人材紹介業に従事。キャリアアドバイザー職、法人営業職を経てマーケティング部に異動。この際、Salesforceを活用したテレアポの効果的な手法探索、およびSalesforceとMAツールを連携した集客の立案に携わりカスタマーサクセスおよび、業務に効果的なCRMの在り方を更に高めたいという思いで2021年にセラクCCCに入社。
現在は社内で使用しているSalesforce保守運用業務に従事し、営業、経理、バックオフィス等各職種で必要な機能をヒアリングから実装、運用保守まで担当している。

・Salesforce認定保有資格
-Platform アドミニストレーター上級
-Sales Cloud コンサルタント
-Service Cloud コンサルタント
-Marketing Cloud Account Engagement コンサルタント
-Platform Sharing and Visibility アーキテクト
-その他多数（Experience Cloud、Field Service、Data アーキテクト、AI アソシエイト、アプリケーションビルダーなど）
※資格の詳細はSalesforce公式資格ページをご覧ください。

※Salesforceの定着活用に関する記事監修を多数