ワークフロールール廃止！ Salesforce自動化機能の統合について解説

はじめに

セラクCCCのSalesforce推進部のAです。Salesforceには「ワークフロールール（Workflow Rules）」「プロセスビルダー（Process Builder）」「フロービルダー（Flow Builder）」という自動化機能が用意されています。本記事ではこれらの機能の統合予定と、行っておいた方がよい準備についてご紹介します。

ワークフロールールとプロセスビルダーの廃止

Salesforceはユーザビリティを高めるために1年に3回、機能を追加・拡張しています。自動化機能についても段階的に既存機能の拡張や新たな機能の追加を行ってきました。現在ではさまざまな状況に適した自動化ができる一方で、複数の自動化機能が存在するために初心者が使い分けに悩む、学習コストがかさむといったデメリットも生じてしまっています。
そこで、セールスフォース社は「2023年冬頃を目途に、ワークフロールールやプロセスビルダーといった自動化機能をフロービルダーに統合する」ことを発表しました。統合スケジュールは移行ツールの利用状況やユーザの移行進捗などを確認しながら調整され、継続してフロービルダーの改修や新機能追加が行われる予定です。

※ほかにも、Summer’23での変更点についても気になる方はこちらの資料「SUCCESS UPDATE 2023SUMMER６つのポイント」をご活用ください。

Salesforceワークフロールールとは？

一度、Salesforceワークフロールールの機能を確認しておきましょう。ワークフロールールは「リード登録・更新時」や「商談完了時」など指定したタイミングでアクションを自動化できる機能です。
対象となる［オブジェクト］を選び、［レコードの状態がどう変化したか］を設定して起動タイミングを細かく指定できます。また、アクション種別は4つだけのため、シンプルで使いやすいのが特徴です。

• ・項目自動更新
• ・メールアラート
• ・ToDo作成
• ・アウトバウンドメッセージ

［クイック検索］でワークフロールールを検索すれば、作成済みのワークフロールールを確認できます。
現在機能しているワークフロールールがあるかどうか確認し、統合に向けて余裕を持って準備を進めましょう。

自動化機能のフロービルダーへの統合に向けた準備

ユーザをサポートするために、2022年の春から作成済みのワークフロールールをフローに変換するツールの提供が開始されています。統合間際に慌てないように、早めにフロー変換やフロービルダーの使い方などに慣れておくのが望ましいでしょう。

［フローに移行］で作成済みの自動化ルールを変換する

2022年春の新機能として、フローに移行（Migrate To Flow）が追加されました。このツールを使うことで、ワークフロールールをフローに変換できます。

＜［フローに移行］の画面＞

変換手順は非常に簡単です。
「フロー」をクイック検索ボックスで検索し、［フローに移行］を探します。対象のワークフロールールの右側にある［▼］から［フローに移行］をクリックします。

＜移行の２ステップ＞

「移行の詳細」の画面に従って２ステップで簡単に移行できます。
ステップ１：フローをテストする
ステップ２：［有効化を切り替え］ボタンを押す

変換したフローは時として条件調整が必要なため、動作確認を行っておいた方がよいでしょう。また、プロセスビルダーからフローへの変換ツールも2022年夏に実装予定のため、少しでも余裕のあるタイミングで変換と動作確認することを心掛けましょう。

フロービルダーの使い方を学ぶ

フロービルダーの使い方を学んでおくことも重要です。これまではワークフロールールで行っていた自動化に関して、フロービルダーでどのように設定できるか事前に確認を済ませ、フローへの変換が滞りなく行えるように準備しましょう。

＜フロー種別選択画面＞

フロービルダーには5種類のフロー種別があります。その中の［レコードトリガフロー］を使うことで「レコードを作成、更新、または削除したときに起動」する自動化ルールを作成。これまでワークフロールールで行っていた「レコードの状態が変化した時」の自動化を代替できます。

フローの基礎については、こちらの記事「Salesforceのフローとは？フローを活用して業務の効率化を」でも紹介していますので、ご興味をお持ちの方はご覧ください。

まとめ

Salesforceを効率的に活用するためには、今後のアップデート予定の情報を把握して準備することも必要です。しかし、業務を行いながらでは最新の情報把握や準備まで手が回らないという場合もあります。「Salesforceの最新情報を共有したい」「フロービルダーの使い方について社内研修を行って欲しい」「既存のワークフロールールを整理してフローに変換してほしい」といったご要望がございましたらセラクCCCの無料相談からお問い合わせください。
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